¿Qué fases tiene un modelo de Compliance?
Un modelo de compliance ha de transitar por 3 fases diferenciadas, sin que ninguna de ellas pueda ser omitida. Estas 3 fases son:
- Fase de implementación del programa de compliance.
- Fase de formación a directivos y empleados.
- Fase de supervisión, vigilancia y control.
La empresa deberá contemplar la relevancia del cumplimiento de las tres fases del proceso.
De nada servirá que se haya desarrollado la implementación del manual de compliance con éxito si no se imparte la debida instrucción a todos los integrantes de la organización y si no se lleva a la práctica el seguimiento periódico de supervisión, vigilancia y control.
HITO | ACTUACIÓN |
|---|---|
01. Reunión preliminar. | 01.1. Introducción al manual de compliance. Definición de objetivos. 01.2. Actividad. Definición de las actividades de la empresa. 01.3. Contexto interno. Análisis de las Áreas Funcionales de la empresa. 01.4. Funciones. Definición de las funciones de cada departamento. 01.5. Contexto externo. Análisis del mercado en el que actúa. 01.6. Comité de Vigilancia. Designación. 01.7. Responsables del Plan de Acción. Designación. |
02. Fase de consultas. | 02.1. Check-list de más de 800 preguntas a cada responsable de departamento. 02.2. Identificación de actividades de riesgo. |
03. Informe de actividades de riesgo. | 03.1. Definición de actividades de riesgo por cada departamento. 03.2. Informe de actividades de riesgo por cada departamento. 03.3. Mapa de grado de exposición. Probabilidad del riesgo. |
04. Informe de conductas de riesgo. | 04.1. Definición de conductas delictivas de riesgo por cada departamento. 04.2. Informe de conductas delictivas de riesgo por cada departamento. 04.3. Mapa de grado de exposición. Probabilidad del riesgo. |
05. Políticas corporativas. | 05.1. Informe de obligaciones por cada departamento. 05.2. Informe de prohibiciones por cada departamento. |
06. Procedimientos y directrices. | 06.1. Informe de procesos, directrices y tareas definidas con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las políticas corporativas. 06.2. Definición del plan de comunicación a empleados. 06.3. Definición del plan de acción de responsables del plan. 06.4. Definición de fichas registro de control. |
07. Código de ética. | 07.1. Definición del código de ética. |
08. Formación. | 08.1. Plan de formación a empleados. 08.2. Plan de formación a directivos. 08.3. Prueba de conocimiento a empleados. 08.4. Prueba de conocimiento a directivos. |
09. Régimen disciplinario | 09.1. Definición del régimen disciplinario. |
10. Canal de denuncias. | 10.1. Definición del canal interno de denuncias. |
11. Protocolo de acciones post-delictivas. | 11.1. Definición del protocolo de acción por conductas delictivas. |
12. Informe global de riesgos. Mapa de calor. | 12.1. Informe que nos permite visualizar las amenazas de ámbito penal que pueden afectar a cada departamento funcional de la empresa, así como medir la magnitud de cada riesgo penal en sus ámbitos de probabilidad de ocurrencia y de impacto. |
13. Plan anual de comunicación. | 13.1. Planificación y ejecución de comunicados periódicos al personal vinculado a cada departamento, recordando las políticas corporativas aprobadas por la empresa. |
14. Plan anual de acción. | 14.1. Planificación y ejecución de comunicados periódicos a los responsables del plan de acción, con indicación de las acciones a ejecutar en el transcurso del año siguiente. |
15. Fichas de registro y control. | 15.1. Conjunto de “fichas registro” en las que se anotan las acciones de supervisión, vigilancia y control llevadas a cabo. |
16. Welcome pack. | 16.1. Conjunto de documentos a entregar a futuros empleados. |